Triển khai ngay đề án số hóa tại Liên hiệp Hợp tác xã Việt Nam

Thứ năm - 27/08/2020 00:47

Đứng trước yêu cầu cấp thiết của sự phát triển Liên Hiệp Hợp tác xã Việt Nam trong các hoạt động của mình, ngày 26/08/2020, tại trụ sở 15 Cổ Linh, Long Biên, Hà Nội, Tổng Giám đốc Lê Quang Trung cùng Phó Tổng Giám đốc thường trực Trần Văn Huy, Phó Tổng Giám đốc Vũ Ba Duy, Văn phòng và các Ban chuyên môn đã họp bàn triển khai xây dựng Đề án Số hóa tài liệu của Liên hiệp Hợp tác xã Việt Nam.

Triển khai ngay đề án số hóa tại Liên hiệp Hợp tác xã Việt Nam

Mở đầu cuộc họp, Tổng Giám đốc Lê Quang Trung đã nêu lên thực trạng hiện nay đó là hệ thống văn bản, giấy tờ, tài liệu của Liên hiệp rất lớn, cần được quản lý, bảo quản và sử dụng hiệu quả, để đảm bảo tính khoa học, thiết thực, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý, vận hành và hoạt động của Liên hiệp.

Phát biểu ý kiến góp ý xây dựng đề án, chuyên viên Tống Thanh Hương là người có kinh nghiệm trong việc thực hiện số hóa đã đưa ra 7 bước thực hiện của quá trình số hóa bao gồm:
01. Tổng hợp tài liệu từ các đơn vị.
02. Phân loại, phân nhóm tài liệu.
03.Tiến hành phân mã cho tài liệu.
04. Lập biên bản hồ sơ lưu trữ.
05. Scan tài liệu.
06. Đóng gói dữ liệu.
07. Tiến hành lưu trữ trên thiết bị điện tử.

       Sau khi nghe phần trình bày của Chuyên viên Tống Thanh Hương, đại diện bộ phận Công nghệ, chuyên viên Lương Huy Minh cho rằng công tác lưu trữ cần thực hiện một cách khoa học có hệ thống để việc theo dõi và tìm kiếm văn bản tài liệu được thuận tiện. Bộ phận Công nghệ nhận trách nhiệm xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cho đề án.
   Chuyên viên Vũ Văn Toàn đề xuất quá trình số hóa cần tới tận các phòng ban. Các phòng ban có trách nhiệm lưu trữ văn bản thuộc phòng ban mình quản lý. Ngoài ra, cần tính đến cơ chế chia sẻ và trích xuất dữ liệu để vừa đảm bảo tính bảo mật mà vẫn phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng dữ liệu nhanh chóng hiệu quả.
   Đại diện ban Pháp chế, Phó Giám đốc phụ trách Nguyễn Chí Trung góp ý đề án cần có định hướng rõ hơn để phục vụ công việc tại Liên Hiệp, ngoài ra việc phân loại cấp độ bảo mật, phân quyền cho các Ban cần cụ thể.

Phó Tổng giám đốc Thường trực Trần Văn Huy đề nghị cần ưu tiên sử dụng phần mềm lưu trữ số hóa, tham khảo các đơn vị đi trước để kế thừa kinh nghiệm cũng như tránh mắc sai lầm trong quá trình số hóa. Ngoài ra, việc số hóa tiến tới phục vụ ngay cho nhu cầu công việc hàng ngày trong Liên hiệp Hợp tác xã Việt Nam.
Phát biểu tại cuộc họp, Phó Tổng giám đốc Vũ Ba Duy mong muốn việc quản lý, chia sẻ, sử dụng trên phần mềm quản lý.

Sau phần đóng góp ý kiến của các Ban chuyên môn, Tổng Giám đốc Lê Quang Trung kết luận buổi họp và đưa ra một số vấn đề cần hoàn thiện trong quá trình xây dựng đề án: Đồng ý với các bước thực hiện số hóa, thêm bước 08 phân quyền sử dụng tra cứu tài liệu; xây dựng ban hành quy chế thực hiện số hóa tài liệu, Sử dụng phần mềm trong quá trình số hóa; đầu tư phần cứng, phân công trách nhiệm của Văn Phòng và của từng Ban, xây dựng tiến độ thực hiện đề án cụ thể, thành lập Ban dự án số hóa để phân công công việc cho từng cá nhân cụ thể. Thành phần Ban dự án số hóa gồm:
- Phó Tổng giám đốc Vũ Ba Duy làm trưởng Ban
- Chánh văn phòng Lê Đức Chiêu làm phó Ban
- Phụ trách IT cho dự án: Lương Huy Minh và Vũ Văn Toàn
- Cùng đại diện các Ban.
Trên cơ sở 7 nội dung của đề án, Ban Số hóa xây dựng kế hoạch triển khai dự án đến 20/09/2020 thực hiện tọa đàm rộng rãi để thảo luận công tác số hóa trong toàn Liên hiệp Hợp tác xã Việt Nam.

Nguồn tin: Ban Truyền thông Liên Hiệp Hợp tác xã Việt Nam

Tags: #LienhiepHoptacxaVietNam, #Sohoatailieu